Manual Book And Layout Of English Business Letter 

1. Letter Head
            Merupakan bagian dari kepala suatu surat yang berisikan sejumlah informasi tentang si pengirim, seperti alamat perusahaan, nomor telepon, nomor, web, e-mail ataupun logo perusahaan yang bertujuan agar memudahkan pembaca. Letterhead berada di paling atas dari sebuah surat yang yang biasa disebut kepala surat.

2. Date
            Merupakan keterangan tanggal surat itu dibuat.

     •    British Style
Pada British Style bagian ini berada dibawah informasi pembuat surat ataupun di pojok kiri atas. Format penulisan tanggal serupa dengan penulisan tanggal di Indonesia.
Contoh :


     •    Amercan Style
Pada American Style Posisi dari tanggal dapat ditempatkan di pojok kiri atas, diatas informasi si pembuat surat dengan format bulan ditempatkan sebelum hari kemudian tahun, serta sebelum tahun terdapat koma.
Contoh :
                                                   
3. Inside Address
            Merupakan alamat yang akan dituju yang berisi informasi dari penerima surat baik berupa alamatnya, kode pos, maupun Negara. Ditulis di sebelah kiri atas beberapa baris setelah penulisan tanggal. Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. yaitu ditulis disampul surat. dan yang ditulis pada lembar kertas surat. Dalam penulisan Alamat yang ditulis pada sampul surat biasanya harus lengkap.


4. Reference
            Merupakan suatu perihal terletak diantara penulisan inside address dan subjek yang berfungsi sebagai pengarsipan pada dokumentasi surat yang dikirim.
Contoh :
- With reference to your advertisement in Nulifes, 11 September, 2008.
- Your Ref: NRA/D5, Our Ref: Con/12/4

5. Salutation
             Bagian ini merupakan salam pembuka atau salam hormat. Untuk salam pembuka jika jenis kelaminnya belum di ketahui dapat di tulis dengan cara menulis "Dear Sir" atau "Dear Madam", namun jika sudah diketahui nama dan jenis kelaminnya dapat ditulis "Dear Mr. Sony".

     •    British Style
- Dear Sir, Jika yang menerima laki-laki
- Dear Madam, Jika yang menerima perempuan
- Dear Sir / Madam, Jika yang menerima belum diketahui jenis kelaminnya
Pada British style tidak diijinkan menggunakan tanda baca dalam penulisan salam pembuka, selain menggunakan tanda baca koma.

     •    American Style
- Gentlemen, Jika yang menerima laki-laki
- Ladies, Jika yang menerima perempuan
- Ladies and Gentlemen, Jika yang menerima tidak diketahui jenis kelaminnya
Pada American Style deberi tanda titik tidak seperti pada British Style. Contoh : Mr.

6. Subject
               Merupakan suatu alasan mengapa surat ini dibuat.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan Subject :
     a. Hal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul
     b. Subjek ditempatkan diatas dari Salutation
     c. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil
     d. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena Hal bukan kalimat
     e. Perihal merupakan baris subjek tidak benar-benar diperlukan.

7. Body Of The Letter
               Bagian pesan dari surat, Pesan yang tertulis harus jelas dan membahas pokok permasalahan, dalam penulisan isi surat haruslah jelas, menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima dan tidak menggunakan bahasa dalam kehidupan sehari-hari.

8. Complimentary Close
               Berupa salam penutup yang merupakan salah satu penghormatan dari pembuat surat. Berikan sebanyak 4 spasi baris untuk tanda tangan pembuat surat yang disertai dengan nama.

     •    British Style
- Jika nama penerima surat dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan “Sincerely”
- Jika nama penerima surat tidak dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan “Faithfully”
Yours truly, Truly yours, Yours faithfully, Faithfully yours, Yours sincerely, Sincerely yours.

     •    American Style
- Nama penerima surat pada salam pembuka dicantumkan atau tidak maka digunakan "Sincerely"

Contoh penggunaan kalimat pada Complimentary Close:
- “Dear Sir” atau “Dear Madam” dikuti dengan “Yours faithfully,”
- “Dear Mr, Mrs. atau Miss” diikuti dengan “Yours sincerely,”
Yours respectfully, Respectfully yours, Yours cordially, Cordially yours.

9. Signature
              Merupakan suatu tanda tangan pembuat surat agar terlihat bahwa surat yang dibuat bersifat resmi atau penting. Contoh hormat dari tanda tangan.
                                             

10. End Notations
              Penggunaan enclosure pada English Business Letter dapat dicantumkan ataupun tidak, sesuai adanya lampiran. Jika ada maka fungsi ini ditampilkan. Pada surat bisnis, biasanya diletakkan di setelah signature di pojok kiri bagian bawah surat.
                                         
11. Postscript
             Berada di sebelah kiri bawah. bertujuan agar mendapat perhatian dari penerima surat dari alamat surat yang dituju namun dianjurkan untuk menghindari postscript pada Business English letter.
Contoh :
P.S : Reply as soon as possible

12. Carbon Copy Notation
             Carbon Copy Notation merupakan penyalinan dari surat tersebut, yang bertujuan surat ini ditulis jika ada pihak ketiga yang perlu ikut mengetahui isi dari surat tersebut.

Contoh :
- cc : President Director



                         Format dari English Business Letter


1. Full Block Business Letter

         Surat yang dibuat seluruhnya menggunakan garis yang sejajar di bagian kiri.


                           

2. Modified Block Business Letter

         Pada format ini bentuk surat pada letter head, date, complementary close, dan signature berada pada rata kanan sedangkan yang lainnya berada pada surat berada pada rata kiri.

                        

3.  Semi-Block English Letter

         Pada surat berbentuk setengah lurus, semua bagian surat diketik seperti bentuk lurus kecuali isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.

                                         

4. Indented Style

         Indented style merupakan model surat lama di eropa berupa sebuah surat dengan paragraf dalam yang mempunyai bentuk berlekuk. bentuk format paragrapnya sama dengan Semi block style.

                              

5. Hanging Style
         Pada Hanging style format paragrapnya menggantung, atau lebih condong kekiri sedangkan semi block style setiap paragrap baru diberi jarak penulisan, atau lebih penulisan lebih kedalam.


                             

Sumber    :  
•    www.google.com
•    www.usingenglish.com
•    www.wikipedia.org
•    http://ismailmidi.com/berita-546311-useful-phrases-for-business-english.html
•    http://www.businessballs.com/referencesletterssamples.htm
•    http://wiki.answers.com